先從業務問題開始
管理層可以先問：團隊每星期在哪些工作花最多時間？哪些步驟最容易遺漏？客戶在哪個位置等待最久？哪些資料需要不斷由一個系統複製到另一個系統？
把問題寫成具體流程，例如「網站查詢進入後，如何分類、分派和提醒跟進」，比「想用 AI 改善銷售」更容易設計和量度。
選擇第一個 AI 項目的四個準則
適合試行的項目通常有清晰邊界、足夠重複次數、可取得資料，以及可以保留人工覆核。
- 價值：成功後能節省時間、降低錯誤或改善客戶體驗
- 可行：現有資料和工具足以支援測試
- 風險：出錯時可以暫停、修正和人工接管
- 量度：有現況基準，例如處理時間、遺漏數或回覆速度
常見的中小企 AI 試行方向
服務公司可以由查詢分類和回覆草稿開始；貿易或行政團隊可測試文件資料抽取；管理層可自動彙整每週報告；營銷團隊可建立由題材規劃到審批的內容流程。
這些項目不代表把整個職位交給 AI。更常見的做法，是讓 AI 處理初步整理和草擬，員工負責判斷、例外和客戶關係。
試行項目如何量度？
上線前先記錄現有流程的時間、成本、錯誤和完成量。試行後使用相同方法比較，同時收集員工意見和例外情況。若流程只是把工作從一個人轉移到另一個人，或增加大量覆核時間，就未必真正成功。
成功項目可以逐步擴展到更多資料或團隊；未達預期的項目則應先修正流程，不需要因為已購買工具而勉強全面使用。